جمع آوری داده ها بدون شک یک کار ضروری برای درک بهتر چگونگی پیشرفت پروژه های شما است. و هیچ راهی بهتر از صفحات گسترده برای مدیریت همه این داده ها وجود ندارد. با این حال، خود داده ها فقط یک سری اعداد هستند و برای دسترسی به آن به چیزی شبیه داشبورد نیاز دارند.
به همین منظور، در این مقاله، داشبورد اکسل را به شما معرفی می کنیم و نحوه ایجاد آن را به صورت گام به گام به شما آموزش می دهیم.
پس با ما همراه باشید!
داشبورد اکسل چیست؟
داشبورد نمایشی بصری از شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIs)، معیارهای کلیدی کسب‌وکار و سایر داده‌های پیچیده است به نحوی که به راحتی قابل درک باشد.
بیایید واقعی باشیم، داده های خام و اعداد ضروری هستند، اما درهم ریختن با آنها واقعا خسته کننده است.
به همین دلیل است که باید این داده ها را در دسترس قرار دهید. آنچه مورد نیاز است داشبورد مایکروسافت اکسل است.
خوشبختانه، می توانید داشبوردهای استاتیک یا پویا را در اکسل ایجاد کنید.
اما تفاوت آنها چیست؟
داشبوردهای استاتیک به راحتی داده ها را در یک دوره زمانی مشخص می کنند. هرگز تغییر نمی کند.
اما داشبوردهای پویا هر روز به روز می شوند تا با تغییرات هماهنگی داشته باشند.
لیست 50 فرمول مفید اکسل (ویژگی های مهم)
مزایای ایجاد داشبورد اکسل چیست؟
- این به شما یک نمای کلی از شاخص های عملکرد کلیدی کسب و کارتان را در یک نگاه ارائه می دهد.
- این حس مسئولیت پذیری را افزایش می دهد زیرا افراد و بخش های مختلف می توانند زمینه های بهبود را ببینند.
- تجزیه و تحلیل قدرتمند و محاسبات پیچیده را ارائه می دهد.
- این به شما کمک می کند تا تصمیمات بهتری برای کسب و کار خود بگیرید.
7 مرحله برای ایجاد داشبورد در اکسل
در این قسمت مراحل ساده ایجاد داشبورد در اکسل را مرور می کنیم.
مرحله 1: داده های مورد نیاز را در اکسل وارد کنید
داشبورد بدون داده بی معنی است.
بنابراین اولین کاری که باید انجام دهید این است که داده ها را به مایکروسافت اکسل وارد کنید.
اگر اطلاعات شما از قبل در اکسل است، خیلی بهتر است! می توانید از این مرحله بگذرید.
اگر نه، باید بگویم که افزودن داده به اکسل می تواند کمی خسته کننده باشد. با این حال، چندین راه برای انجام این کار وجود دارد.
برای وارد کردن داده ها می توانید:
- آنها را کپی و پیست کنید.
- از API مانند Supermetrics یا Open Database Connectivity (ODBC) استفاده کنید.
- از یک افزونه اکسل مانند Microsoft Power Query استفاده کنید.
انتخاب روش مناسب در نهایت به نوع فایل داده شما بستگی دارد و ممکن است لازم باشد بهترین روش برای وارد کردن داده ها به اکسل را خودتان پیدا کنید.
مرحله 2: کتاب کار خود را تنظیم کنید
اکنون که داده‌های شما در اکسل قرار دارند، وقت آن است که برگه‌هایی را برای سازماندهی کتاب کار خود اضافه کنید.
یک کتاب کار جدید اکسل را باز کنید و دو یا چند کاربرگ (یا برگه) را به آن اضافه کنید.
برای مثال، فرض کنید سه تب ایجاد کرده اید.
کاربرگ اول را «داده های خام»، دومی را «داده های نمودار» و سومی را «داشبورد» نام گذاری کنید.
این کار مقایسه داده های موجود در فایل اکسل را آسان تر می کند.
ما داده های خام را از چهار پروژه جمع آوری کردیم: A، B، C و D.
این داده ها شامل موارد زیر است:
- ماه تکمیل
- بودجه برای هر پروژه
- تعداد اعضای تیمی که روی هر پروژه کار کردند.
ضمیمه: راهنمای ترسیم فاصله در اکسل
مرحله 3: داده های خام را به جدول اضافه کنید
کاربرگ داده خامی که در کتاب کار خود ایجاد کرده اید باید در قالب جدول اکسل باشد و هر نقطه داده باید در سلول ها ثبت شود.
برخی از افراد این مرحله را “تمیز کردن داده ها” می نامند، زیرا زمان آن است که هر گونه اشتباه املایی یا آشکار را پیدا کنید.
این مرحله را نادیده نگیرید وگرنه بعداً نمی توانید از هیچ فرمول اکسل استفاده کنید.
مرحله 4: تجزیه و تحلیل داده ها
اگرچه این مرحله ممکن است مغز شما را خسته کند، اما به ایجاد داشبورد مناسب برای نیازهای شما کمک می کند.
به تمام داده‌های خامی که جمع‌آوری کرده‌اید خوب نگاه کنید، آنها را مرور کنید و مشخص کنید که می‌خواهید از چه چیزی در برگه داشبورد استفاده کنید.
نقاط داده را به کاربرگ نمودار نمودار اضافه کنید.
به عنوان مثال، اگر می خواهید نمودار شما نام پروژه، ماه اتمام و بودجه را برجسته کند، این سه ستون داده اکسل را کپی کرده و آنها را در بخش داده نمودار قرار دهید.
یک نکته وجود دارد و آن این است که ببینید هدف داشبورد شما باید چه باشد.
در این مثال، هزینه های پروژه های مختلف باید تجسم شود.
دانستن هدف کار را آسان‌تر می‌کند و به شما کمک می‌کند تا داده‌های غیرضروری را فیلتر کنید.
تجزیه و تحلیل داده های خود به شما کمک می کند تا در مورد ابزارهای مختلفی که ممکن است بخواهید در داشبورد خود استفاده کنید آشنا شوید.
برخی از گزینه ها عبارتند از:
- گرافیک: برای تجسم داده ها
- فرمول های اکسل: برای محاسبات پیچیده و فیلتر
- قالب بندی شرطی: برای خودکار کردن پاسخ های صفحه گسترده به نقاط داده خاص
- جدول محوری: برای مرتب سازی، سازماندهی مجدد، شمارش، گروه بندی و خلاصه کردن داده ها در یک جدول
- Power Pivot: برای ایجاد مدل های داده و کار با مجموعه داده های بزرگ
دانلود فیلم آموزشی صفر تا صد اکسل + جزوه
مرحله 5: تصاویر را مشخص کنید
تابلو بدون تصویر بی فایده است.
گام بعدی تعیین تصاویر و طراحی داشبورد است که به بهترین وجه نشان دهنده داده های شما باشد.
شما باید عمدتاً به انواع نمودارهایی که اکسل به شما ارائه می دهد توجه کنید. این نمودارها عبارتند از:
- نمودار میله ای: مقادیر در نمودار با میله ها مقایسه می شوند.
- نمودار آبشاری: این نشان می دهد که چگونه می توان یک مقدار اولیه را از طریق یک سری تغییرات برای رسیدن به یک مقدار نهایی افزایش و کاهش داد.
- نمودار فشار سنج یا سوزن: داده ها را در صفحه شماره گیری نمایش می دهد. همچنین به عنوان نمودار سرعت سنج شناخته می شود.
- نمودار دایره ای: درصدها و داده های هم وزن را علامت گذاری می کند.
- نمودار گانت: پیشرفت پروژه را نشان می دهد.
- نمودار پویا: به طور خودکار طیف وسیعی از داده ها را به روز می کند.
- نمودار محوری: داده ها را در جدولی از اعداد خلاصه می کند.
مرحله 6: داشبورد اکسل خود را ایجاد کنید
اکنون تمام داده های لازم را دارید و هدف داشبورد را می دانید.
تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک داشبورد اکسل ایجاد کنید.
برای توضیح فرآیند ایجاد داشبورد در اکسل، از نمودار ستونی خوشه ای استفاده می کنیم.
نمودار ستونی خوشه ای شامل ستون ها و خوشه های افقی است که بیش از یک سری داده را نشان می دهد.
با کلیک بر روی برگه داشبورد یا برگه ای که در کتاب کار خود ایجاد کرده اید، شروع کنید.
سپس روی Insert > Column > Cluster Column Chart کلیک کنید.
جعبه خالی را می بینید؟ این جایی است که داده ها را در صفحه گسترده خود وارد می کنید.
فقط روی فیلد خالی کلیک راست کرده و سپس روی “Select Data” کلیک کنید.
در مرحله بعد، به تب نمودار نمودار بروید و داده هایی را که می خواهید در داشبورد خود نمایش دهید انتخاب کنید.
هنگام انتخاب داده ها مراقب باشید که سرصفحه ستون ها را انتخاب نکنید.
Enter را فشار دهید و تمام! شما یک داشبورد نمودار میله ای ایجاد کرده اید.
اگر متوجه شدید که محور افقی شما چیزی را که می خواهید نشان نمی دهد، می توانید آن را ویرایش کنید.
تنها کاری که باید انجام دهید این است که دوباره نمودار را انتخاب کنید، کلیک راست کرده و Data را انتخاب کنید.
کادر محاوره ای انتخاب منبع داده ظاهر می شود.
در اینجا می‌توانید روی برچسب‌های محور افقی (دسته) روی Edit کلیک کنید و سپس داده‌هایی را که می‌خواهید دوباره در محور X نشان داده شوند از برگه Chart Data انتخاب کنید.
آیا می خواهید به نمودار خود عنوانی بدهید؟
فقط نمودار را انتخاب کنید و روی Design > Chart Layouts کلیک کنید. طرحی را انتخاب کنید که دارای کادر متنی عنوان نمودار است.
برای وارد کردن عنوان جدید روی کادر متن کلیک کنید.
مرحله 7: داشبورد خود را سفارشی کنید
همچنین می توانید رنگ، فونت، تایپوگرافی و چیدمان نمودارهای خود را سفارشی کنید.
اگر همچنین می خواهید یک داشبورد تعاملی ایجاد کنید، نمودار پویا را انتخاب کنید.
PivotChart یک نمودار اکسل ساده است که در آن داده ها به طور خودکار با تغییر منبع داده به روز می شوند.
می توانید این کار را با استفاده از توابع اکسل مانند موارد زیر انجام دهید:
- ماکروها: این اقدامات تکراری را خودکار می کند. (شاید باید Excel VBA را برای این کار یاد بگیرید).
- لیست های کشویی: اجازه ورود سریع و محدود داده را می دهد.
- برش دهنده ها: به فیلتر کردن داده ها در جدول محوری اجازه می دهد.
این! اکنون می دانید که چگونه یک داشبورد در اکسل ایجاد کنید.
Legend در اکسل: یادگیری به زبان ساده با مثال
فیلم آموزشی