اکسل چیست؟ کاربردها، معایب و مزایای زبان ساده

در این آموزش مایکروسافت اکسل با اصول اولیه مایکروسافت اکسل آشنا می شویم. این یادداشت های مایکروسافت اکسل به شما کمک می کند تا مفاهیم مایکروسافت اکسل را یاد بگیرید. بیایید با مقدمه شروع کنیم:

اکسل چیست؟ (آموزش تصویری)

مایکروسافت اکسل چیست؟

مایکروسافت اکسل یک برنامه صفحه گسترده است که برای محاسبات ریاضی، آماری، متنی و گرافیکی با استفاده از ابزارهای گرافیکی استفاده می شود. مایکروسافت اکسل چندین توابع را برای انجام عملیات های مختلف مانند محاسبات، جداول مرکزی، ابزار نمودار، برنامه نویسی ماکرو و غیره ارائه می دهد. سازگار با بسیاری از سیستم عامل ها مانند ویندوز، macOS، اندروید و iOS.

یک صفحه گسترده اکسل می تواند مجموعه ای از ستون ها و ردیف هایی باشد که یک صفحه گسترده را تشکیل می دهند. حروف الفبا معمولاً به ستون ها و اعداد معمولاً به ردیف ها اختصاص داده می شوند. نقطه ای که ستون و ردیف به هم می رسند سلول نامیده می شود. آدرس سلول با حرف نشان دهنده ستون و عدد نشان دهنده ردیف داده می شود.

اولین بسته نرم افزاری آفیس برای ویندوز در سال 1990 منتشر شد. نسخه خانگی شامل نرم افزارهای Word، Excel و PowerPoint بود. مایکروسافت اکسل محبوب ترین نرم افزار صفحه گسترده در بین فارسی زبانان است، اما برنامه هایی مانند google sheet نیز در سراسر جهان بسیار محبوب هستند.

چرا باید مایکروسافت اکسل را مطالعه کنم؟

به زبان ساده، اکسل برای محاسبات و نمودارها بسیار مفید است. همه ما به یک شکل با اعداد برخورد می کنیم. همه ما هزینه های روزانه داریم که از درآمد ماهیانه ای که دریافت می کنیم پرداخت می کنیم. برای عاقلانه خرج کردن باید درآمد خود را نسبت به مخارج خود بداند. مایکروسافت اکسل زمانی مفید است که بخواهیم چنین داده های عددی را ضبط، تجزیه و تحلیل و ذخیره کنیم. بیایید این را با کمک تصویر زیر نشان دهیم.

مایکروسافت اکسل را از کجا می توانم تهیه کنم؟

راه های مختلفی برای دریافت مایکروسافت اکسل وجود دارد. می توانید آن را از یک فروشگاه سخت افزار کامپیوتر که نرم افزار نیز می فروشد، خریداری کنید. Microsoft Excel بخشی از مجموعه برنامه های Microsoft Office است. یا می توانید روی این لینک کلیک کرده و دانلود کنید. (آخرین و بهترین نسخه 2019 است)

نوار را درک کنید

نوار دستورات را در اکسل ارائه می دهد. دستور عملیاتی است که کاربر انجام می دهد. نمونه هایی از دستورات عبارتند از ایجاد یک سند جدید، چاپ اسناد و غیره. تصویر زیر نوار استفاده شده در Excel 2013 را نشان می دهد.

اجزای نوار توضیح داده شده است

دکمه شروع روبان – برای دسترسی به دستورات استفاده می شود، یعنی. ایجاد اسناد جدید، ذخیره کارهای موجود، چاپ، دسترسی به گزینه های سفارشی سازی اکسل و غیره.

بخش های نوار – از تب ها برای دسته بندی این گونه دستورات با هم استفاده می شود. برگه Home برای دستورات اساسی مانند قالب‌بندی داده‌ها برای قابل مشاهده‌تر کردن، مرتب‌سازی و یافتن داده‌های خاص در یک صفحه گسترده استفاده می‌شود.

نوار چسب – از نوارها برای گروه بندی دستورات مشابه با هم استفاده می شود. به عنوان مثال، نوار تراز برای گروه بندی تمام دستورات مورد استفاده برای تراز کردن داده ها استفاده می شود.

آشنایی با کاربرگ (ردیف ها و ستون ها، صفحات، کتاب های کاری)

لیست کار مجموعه ای از سطرها و ستون ها را نشان می دهد. وقتی یک سطر و یک ستون کنار هم قرار می گیرند، یک سلول را تشکیل می دهند. سلول ها برای ثبت داده ها استفاده می شوند. هر سلول با یک آدرس سلول منحصر به فرد شناسایی می شود. ستون ها معمولاً با حروف مشخص می شوند، در حالی که ردیف ها معمولاً اعداد هستند.

کتاب کار مجموعه ای از کاربرگ ها را نشان می دهد. به طور پیش فرض، کتاب کار دارای سه سلول در اکسل است. می توانید برگه های بیشتری را مطابق با نیاز خود حذف یا اضافه کنید. به طور پیش فرض، شیت ها Sheet1، Sheet2 و غیره و غیره نامیده می شوند. می‌توانید نام بخش‌ها را به نام‌های معنی‌دارتر، مانند هزینه‌های روزانه، بودجه‌های ماهانه و غیره تغییر دهید.

برنامه نویسی اکسل

نسخه های اکسل برای ویندوز از برنامه نویسی VBA پشتیبانی می کنند، نام کامل Visual Basic for Applications که نوعی زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک است.

برنامه نویسی VBA به شما اجازه می دهد تا عملیاتی را انجام دهید که با استفاده از ویژگی های اصلی Excel قابل انجام نیستند.

با VBA می توان ویژگی های جدیدی را به Excel اضافه کرد.

در نسخه 2011 آفیس که برای سیستم عامل مک منتشر شد، پشتیبانی از VBA به بسته اضافه شد.

عناصر فرمولاسیون در نرم افزار اکسل

• Equal = به معنای سلول فرمول نویسی مورد نظر است.
• براکت ها () به سیستم درک بهتری از ساختار توابع و فرمول ها می دهد.
• عملگرهای مقایسه ای مانند حروف بزرگ> و حروف کوچک <نمادها و عملگرها ضرب * تقسیم / جمع + و تفریق- هستند.
• آرگومان ها عناصر ورودی در توابع اکسل نامیده می شوند.

ترفندهایی با فرمول ها در اکسل

• برای کپی کردن فرمول در سلول های دیگر، می توانید روی گوشه سمت راست سلول دوبار کلیک کنید.
• از کلید F4 برای قفل کردن سلول استفاده کنید.
• ctrl و = را با هم فشار دهید تا بین سلول ها حرکت کنید.
• برای انتخاب تمام داده های جدول علاوه بر ctrl و A می توانید از دکمه تعبیه شده در گوشه صفحه استفاده کنید.
• داده های متنی با استفاده از نماد & ترکیب می شوند.

کارکرد

ویژگی های اکسل کار را برای کاربر آسان می کند.

مانند تابع SUM که با نام تابع add نیز شناخته می شود که برای اضافه کردن مقادیر استفاده می شود و عملکردی مشابه عملگر جمع دارد، اگر مجبور باشید تعداد زیادی اعداد را با هم جمع کنید، استفاده از عملگر جمع دشوار است. زیرا به هر سلول باید ارجاع داده شود. اما شما می توانید یک محدوده را در تابع SUM تعریف کنید و این کار را برای مثال ساده می کند.

(AMOUNT (A1: A1000 =

هزار سلول بین A1 و A1000 جمع آوری می کند.

یا مثلاً تابع AVERAGE میانگین تابع یک یا چند سلول یا محدوده را محاسبه می کند، نحوه استفاده از آن شبیه توابع SUM، Max، Min است.

در اینجا می توانید سایر ویژگی ها را بیاموزید.

نکات مثبت مایکروسافت اکسل

1. مقایسه آسان و موثر

اگر مدتی در دنیای تجارت بوده اید، می دانید که چند بار مقایسه انجام می شود تا تغییر در بازار سهام را درک کنید.

نه تنها تجارت، متخصصانی که در زمینه‌هایی مانند روان‌شناسی، جامعه‌شناسی و علوم سیاسی کار می‌کنند، اغلب از داده‌های جمع‌آوری‌شده برای درک مسیر تحقیقات خود، مانند داده‌های سیاسی، نحوه تعامل خانواده با گذشته و حال و درآمد خانواده استفاده می‌کنند. و غیره. مقایسه کنید.

مایکروسافت اکسل با استفاده از ابزارهای تجزیه و تحلیل قدرتمندی که در اختیار شماست، به شما این امکان را می دهد که حجم زیادی از داده ها را تجزیه و تحلیل کنید و الگوهایی را بیابید که بر نتیجه کار شما تأثیر می گذارد.

برخی از ابزارها شامل ابزارهای تجسم داده ها مانند نمودارها، هیستوگرام ها، نمودارهای موجود در جعبه نمودار و غیره هستند. این ابزار به شما کمک می کند تا داده های خود را تجزیه و تحلیل کنید و ساختار خود را بدون پیچیدگی با دست و کاغذ ساختار دهید.

2. دسترسی و همکاری

با ظهور فناوری، مایکروسافت نسخه تحت وب برنامه های مجموعه آفیس خود را توسعه داده است. این به شما امکان می دهد با همکاران خود در نسخه وب مایکروسافت اکسل کار کنید و به شما و همکارانتان امکان می دهد از هر کجا به سند اکسل دسترسی داشته باشید و آن را دستکاری کنید.

بنابراین اگر روی داده‌های بزرگ کار می‌کنید و در جایی گیر کرده‌اید، لازم نیست برای ملاقات با همکار یا همکار خود منتظر بمانید تا از آنها کمک بگیرید.

مایکروسافت همچنین اپلیکیشن های Excel را توسعه داده است که می توانند در گوشی های هوشمند ادغام شوند تا کاربر بتواند به فایل اکسل برای مشاهده، ویرایش و اشتراک گذاری آن دسترسی داشته باشد.

اگرچه مایکروسافت اکسل هر از چند گاهی به روز می شود، اما ممکن است کاربر برای استفاده بهتر از این نرم افزار به جدیدترین فناوری نیاز داشته باشد. با این حال، این مانع از اجرای نرم افزار بر روی کامپیوتر یا لپ تاپ کم مصرف نمی شود.

3. داده ها و تجزیه و تحلیل

اکسل یک ابزار عالی برای تجزیه و تحلیل داده ها است، نه تنها به این دلیل که می توانیم داده های خود را ذخیره کنیم و محاسبات را انجام دهیم، بلکه به این دلیل که چندین ابزار وجود دارد.

ابزارهای قدرتمند فیلترینگ، مرتب‌سازی و جستجو، توانایی کاربر را در کاهش مؤثر معیارهایی که در تصمیم‌گیری در نظر گرفته می‌شوند، افزایش می‌دهد. بنابراین، به کاربر اجازه می دهد تا با حجم عظیمی از داده ها به طور موثر بازی کند.

در نتیجه، مفهوم صفحات گسترده، صفحات گسترده و تکنیک های مختلف تجسم همراه با ابزارهای فوق می تواند به کاربر کمک کند تا با وجود حجم زیاد عناصر داده، اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کند.

نکات منفی اکسل

1. کنترل و امنیت

گاهی اوقات حجم داده ها و اطلاعاتی که ما در معرض آنها قرار می گیریم بسیار زیاد است. هنگامی که فایل بسیار بزرگ است، این می تواند برنامه اکسل را بسیار کند کند، زیرا مفسر / کامپایلر باید از هر سطر و / یا ستون عبور کند. ساده ترین راه برای اطمینان از کارآمد بودن زمان اکسل، شکستن فایل به فایل های کوچکتر است. با این حال، این ممکن است منجر به از بین رفتن یا جابجایی برخی از داده ها شود.

همچنین، مایکروسافت اکسل از محاسبات نادرست در مقادیر زیاد و با استفاده از محاسبات نادرست استفاده می کند. بنابراین، دقت را نیز به خطر می اندازد و به دلیل داخلی بودن این ویژگی، کنترل آن برای کاربر دشوار است.

بنابراین، اگر چند نفر باشند که ورودی یک فایل را کنترل می کنند، فایل در معرض خطا و نادرستی است. تشخیص این خطاها نه تنها دشوار است، بلکه می تواند تأثیر منفی نیز داشته باشد.

2. داده ها و رشد

در این مرحله، منصفانه است که بگوییم مایکروسافت اکسل یک ابزار تجزیه و تحلیل یکبار مصرف ایده آل است. با این حال، ممکن است دیگر اینطور نباشد.

مایکروسافت اکسل پیشرو در دنیای تجارت است و با هر کسب و کاری شما دائما در تلاش برای رشد هستید. با گذشت زمان، داده ها رشد می کنند و تکامل می یابند. بنابراین، برای توسعه تلفن همراه خود به ابزارهای ردیابی داده های خود نیاز دارید. با این حال، اکسل در این زمینه عملکرد بهتری ندارد.

به عبارت ساده، رشد سازمان شما متناسب با تعداد صفحات گسترده اکسل است که اطلاعات شما را تقسیم می کند. بنابراین، به سازمان/کاربر اجازه ادامه کار را می دهد و به طور بالقوه می تواند منجر به نتایج و تصمیمات ضعیف شود.

3. ناکارآمدی زمان

داده ها در صفحه گسترده گنجانده نشده است. کاربر باید هر بیت از آن را به صورت دستی وارد کند.

بنابراین، به خصوص اگر داده های زیادی دارید، این می تواند اکسل را از نظر بازده زمانی ناکارآمد کند. همچنین، وارد کردن مقادیر زیادی از داده ها به طور بالقوه می تواند منجر به خطا شود، زیرا بیشتر افراد فقط برای مدت زمان معینی می توانند به آن توجه کنند.

نتیجه

از مزایا و معایب آن می توان گفت که اثربخشی اکسل به نوع کاری که کاربر قصد انجام آن را دارد بستگی دارد. اکسل یک ابزار ایده آل برای تجزیه و تحلیل سریع داده های کاربر است. با این حال، اگر داده ها برای آینده سازمان مهم هستند، ممکن است لزوما ابزار ایده آلی برای کار با هر نوع داده ای نباشند.

برای آموزش رایگان اکسل کلیک کنید