مطالعه اکسل را از کجا شروع کنیم؟ چقدر طول می کشد

اکسل یک برنامه قدرتمند است، اما می تواند بسیار ترسناک نیز باشد. از همین رو راهنمای مبتدیان برای مبتدیان اکسل ما آماده ایم.

این آموزش با مفاهیم ساده و ابتدایی مانند باز کردن صفحه گسترده شروع می شود، سپس نحوه وارد کردن داده ها و کار با آن را یاد می گیرید و با ذخیره و اشتراک گذاری یک سند به پایان می رسد. این این همه است برای شروع کار با اکسل باید بدانید.

توجه داشته باشید که این راهنما اصول اولیه اکسل را به شما آموزش می دهد. برای یادگیری کامل کافیست فیلم ها یا کتاب های زیر (آموزش رایگان و کامل) را دانلود کنید:

دانلود فیلم آموزشی صفر تا صد اکسل + کتاب کار

یک صفحه گسترده باز کنید

وقتی برای اولین بار اکسل را باز می کنید (با دوبار کلیک کردن روی نماد نرم افزار یا انتخاب آن از منوی استارت)، برنامه از شما می پرسد که می خواهید چه کار کنید.

اگر می خواهید صفحه گسترده جدیدی باز کنید، روی ضربه بزنید کتاب کار خالی کلیک.

همچنین، برای باز کردن صفحه‌گسترده موجود (مانند کتاب‌هایی که تازه دانلود کرده‌اید)، روی ضربه بزنید کتاب های کار دیگر را باز کنید در گوشه پایین سمت چپ کلیک کنید و سپس در پنجره ای که نتایج را نشان می دهد، را انتخاب کنید مرور سمت چپ پنجره را انتخاب کنید.

در نهایت فایل مورد نظر را انتخاب کرده و روی Options کلیک کنید بازش کن کلیک.

کتاب های کار را با صفحات گسترده مقایسه کنید

قبل از ادامه آموزش باید یک سری مفاهیم را روشن کنیم.

کتاب کار این یک فایل اکسل است. پسوند آن معمولاً XLSX است (اگر از نسخه قدیمی اکسل استفاده می کنید، پسوند فایل ممکن است XLS. باشد).

اما یکی صفحه گسترده، به سادگی یک کاربرگ یا یک برگه در یک کتاب کار است. کتاب کار می تواند صفحات زیادی در داخل داشته باشد و می توانید از طریق برگه های پایین صفحه به آنها دسترسی داشته باشید.

کار با نوار

نوار ابزار یا نوار اصلی، کنترل پنل مرکزی اکسل است. تقریباً از قسمت Ribbon تقریباً هر کاری را که می خواهید انجام دهید. این ابزار قدرتمند کجاست؟ در بالای پنجره:

این نوار دارای بخش های مختلفی است از جمله: در خانه،، درج کنید،، داده ها،، مرور و چند زبانه دیگر. هر بخش دارای گزینه ها و دکمه های مختلف است. روی تب های مختلف کلیک کنید تا دکمه های مختلف زیر آنها را ببینید.

علاوه بر این بخش ها، یک نوار جستجوی بسیار مفید در نوار ابزار وجود دارد. نام این قسمت بگو چیکار میخوای بکنی و فقط آنچه را که می خواهید وارد کنید و اکسل به شما کمک می کند آن را پیدا کنید.

در بسیاری از موارد، نتیجه جستجو در برگه است در خانه قرارداد. اما تقسیم کنفرمول ها وداده ها آنها همچنین کاربردی هستند (در ادامه در مورد فرمول ها صحبت خواهیم کرد).

نکات ویژه: بخش های نوار

هر بخش در نوار نیز به بخش های کوچکتر تقسیم می شود. وقتی به دنبال چیز خاصی هستید، این بخش ها به شما کمک می کنند آن را پیدا کنید.

به عنوان مثال، اگر به دنبال گزینه هایی هستید مرتب سازی (مرتب کردن) یا فیلتر کنید (فیلتر کردن)، لازم نیست دکمه های متعدد را بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا آنها به کار شما مربوط هستند یا خیر، فقط به نام بخش های کوچک در بخش نگاه کنید تا بخش مورد نظر خود را پیدا کنید:

کاربرگ های خود را مدیریت کنید

همانطور که گفته شد، کتاب های کار می توانند چندین برگه داشته باشند. می‌توانید کتاب‌های کاری را با بخش‌های کاربرگ در پایین صفحه مدیریت کنید. روی نام برگه کلیک کنید تا این کاربرگ خاص باز شود.

به یک کاربرگ جدید اضافه کنیدروی دکمه + (علامت به اضافه) در پایین لیست کاربرگ کلیک کنید. همچنین می توانید کاربرگ ها را در کتاب کار خود با کشیدن آنها به مکان جدید سفارشی کنید. اگر روی برگه کاربرگ راست کلیک کنید، چندین گزینه را مشاهده خواهید کرد:

در حال حاضر نگران این گزینه ها و کاربردهای آنها نباشید. این لیست دو گزینه دارد تغییر نام دهید و حذف آنها کاربردی و مفید هستند، اما لازم نیست نگران گزینه های دیگر باشید.

ورود اطلاعات

حالا نوبت وارد کردن داده هاست!

وارد کردن داده ها یکی از اصلی ترین و مهم ترین کارهایی است که می توانید در اکسل انجام دهید، تقریباً آسان است.

روی یک سلول خالی کلیک کنید و سپس شروع به تایپ کنید، تمام.

به تمرین آن ادامه دهید! نام، تاریخ تولد و اعداد خود را در سلول های خالی بنویسید.

می توانید داده های مورد نظر خود را کپی کنید (Ctrl + C) یا برش (Ctrl + X) داده یا چسباندن (Ctrl + V).

سعی کنید داده ها را در ستون های مختلف کپی و جایگذاری کنید.

همچنین می توانید داده ها را از سایر برنامه های اکسل کپی کنید. برای تمرین بیشتر، لیست اعداد زیر را کپی کرده و در کاربرگ خود قرار دهید:

17

24

9

00

3

12

در اینجا به همان روش های ورود اطلاعات بسنده می کنیم. اما توجه داشته باشید که راه‌های زیادی برای وارد کردن داده‌ها به صفحات گسترده وجود دارد که در صورت لزوم می‌توانید یاد بگیرید.

محاسبات اولیه

تا اینجا ما یاد گرفتیم که چگونه داده های ساده را در صفحه گسترده خود وارد کنیم، اکنون روی این داده ها کار خواهیم کرد. انجام عملیات محاسباتی اولیه در اکسل آسان است. برای شروع، نحوه جمع کردن دو عدد را بررسی خواهیم کرد.

نکته مهم: محاسبات با علامت = (برابر) شروع می شود.

هنگامی که یک محاسبه (یا فرمول) را شروع می کنید، اولین چیزی که باید بنویسید علامت تساوی است. نوشتن این نماد به اکسل می گوید که برای انجام محاسبات آماده است.

بنابراین هنگامی که چیزی شبیه به عبارت

= میانه(A2: A51)

ببینید، مطمئن شوید که آن را دقیقاً همانطور که هست بنویسید – نشانه ای از برابری وجود دارد.

پس بیایید دو عدد 3 و 4 را با هم جمع کنیم. فرمول زیر را در یک سلول خالی بنویسید:

= 3 + 4

سپس کلید وارد مطبوعات.

پس از فشردن کلید Enter، اکسل معادله شما را محاسبه کرده و نتیجه 7 را نمایش می دهد. اما اگر نوار فرمول یا نوار فرمول به بالا نگاه کنید، همچنان فرمول اصلی را خواهید دید.

این نوار زمانی مفید است که چیزی را که وارد کرده اید فراموش کنید. همچنین می توانید اطلاعات سلول را در نوار فرمول ویرایش کنید.

برای تمرین ابتدا سلول مورد نظر را انتخاب کرده و سپس بر روی نوار فرمول بالا کلیک کرده و شروع به تایپ کنید.

انجام محاسبات تفریق، ضرب و تقسیم به همین سادگی است. فرمول های زیر را امتحان کنید:

= 4-6

= 2 * 5

= -10/3

تا اینجای کار خیلی خوبه. در زیر یکی از مهمترین مشکلات اکسل را بیان خواهیم کرد.

بیایید چیز دیگری را امتحان کنیم. کاربرگ زیر را در نظر بگیرید، روی سلول C1 کلیک کنید و موارد زیر را وارد کنید:

= A1 + B1

سپس وارد بازدید.

عدد 82 مجموع خانه های A1 و B1 را نشان می دهد.

حالا شماره یکی از سلول های A1 یا B1 را تغییر دهید و ببینید چه اتفاقی می افتد:

هنگامی که مقادیر سلول های A1 و B1 را تغییر می دهید، اکسل به طور خودکار مجموع آنها را در سلول C1 به روز می کند.

این روش را برای انواع مختلف اعداد حسابی در سایر ستون های A و B امتحان کنید.

از قدرت توابع استفاده کنید

حداکثر قدرت اکسل در عملکردهای آن نهفته است. این توابع به شما امکان می دهند محاسبات پیچیده را تنها با چند ضربه کلید انجام دهید.

در این مقاله فقط مفاهیم بسیار سطحی و مقدماتی توابع را شرح می دهیم.

اکثر فرمول ها چندین عدد را به عنوان ورودی می گیرند و اطلاعاتی در مورد آنها به شما می دهند. مثلا، تابع AVERAGE یا میانگین، مجموعه ای از اعداد را می گیرد و مقدار میانگین آنها را برمی گرداند. نحوه استفاده از آن به شرح زیر است:

روی یک سلول خالی کلیک کنید و فرمول زیر را وارد کنید:

= میانگین (A1: A4)

سپس وارد بازدید.

مقدار میانگین اعداد در سلول های A1، A2، A3 و A4 0.25 است.

نماد محدوده سلولی

در فرمول بالا از عبارت A1: A4 استفاده کردیم که به این معنی است که تمام سلول های بین A1 و A4 و همچنین سلول های شروع و پایان باید درج شوند. همچنین می توانید آن را از A1 تا A4 بخوانید.

این نماد همچنین می تواند برای انتخاب مقادیر برای ستون های مختلف استفاده شود. به عنوان مثال، “A5: C7” حاوی سلول های A5، A6، A7، B5، B6، B7، C5، C6 و C7 است.

ویژگی های دیگری نیز وجود دارد که روی متن کار می کند.

به عنوان مثال، بیایید CONCATENATE را امتحان کنیم!

روی سلول C5 کلیک کنید و فرمول زیر را وارد کنید:

= تماس (A5، “”، B5)

سپس وارد بازدید.

در این سلول پیام “Welcome to Spreadsheeto” را خواهید دید.

چگونه این اتفاق افتاد؟ تابع CONCATENATE مقادیر سلول را به عنوان رشته های متنی در نظر می گیرد و آنها را به یکدیگر متصل می کند.

محتویات سلول های A5 و B5 را در کنار هم قرار می دهد، اما از آنجایی که بین کلمات “to” و “Spreadsheeto” فاصله وجود ندارد، به ورودی دیگری نیاز داریم: فاصله بین این دو مقدار که دومین ورودی در تابع بالا است.

به یاد داشته باشید که در فرمول ها می توانید مرجع مقدار سلول (مانند “A5″)” را با مقادیر وارد شده (مانند “”) ترکیب کنید.

اکسل توابع کاربردی زیادی دارد. برای پیدا کردن یک ویژگی که می تواند یک مشکل خاص را حل کند، در برگه ها فرمول ها برو و روی یکی از نمادها کلیک کن:

لیست عملکردهای موجود را بالا و پایین انتخاب کنید و عملکرد مورد نظر خود را انتخاب کنید (جستجوی لیست ممکن است کمی طول بکشد). سپس پنجره ای باز می شود تا به شما کمک کند مقادیر ورودی صحیح را در مکان های صحیح وارد کنید:

هنگامی که شروع به نوشتن فرمول ها می کنید و علامت مساوی را در یک سلول وارد می کنید، اکسل به شما کمک می کند لیستی از ویژگی هایی را که می توانید جستجو کنید:

در نهایت، پس از وارد کردن نام فرمول و با وارد کردن نماد پرانتز باز، اکسل نوع ورودی را به شما نشان می دهد که باید بنویسید:

اگر برای اولین بار از این ویژگی استفاده می کنید، درک نکات در اکسل ممکن است دشوار به نظر برسد، اما با کسب تجربه بیشتر، آنها را بهتر درک خواهید کرد.

آنچه گفتیم یک نمای کلی از نحوه عملکرد توابع و نحوه کار آنها بود. کافی است بتوانید کار را در کمترین زمان ممکن انجام دهید.

کار را ذخیره و به اشتراک بگذارید

هنگامی که کار با صفحه گسترده تمام شد، می خواهید تغییرات را ذخیره کنید. برای ذخیره دکمه ها Ctrl + S مطبوعات. اگر برای اولین بار صفحه را ذخیره کنید، پنجره ای باز می شود که از شما می پرسد کجا می خواهید فایل را ذخیره کنید و همچنین می توانید نام پیش فرض فایل خود را تغییر دهید.

روی دکمه کلیک کنید صرفه جویی همچنین می توانید فایل را در نوار ابزار دسترسی سریع ذخیره کنید:

عادت به نگهداری مداوم پس از هر تغییر کوچک ایده خوبی است. تلاش برای بازیابی تغییرات ذخیره نشده آزار دهنده است!

ساده ترین راه برای اشتراک گذاری صفحه گسترده استفاده از OneDrive است.

روی دکمه عنوان در گوشه سمت راست بالای پنجره کلیک کنید تا اکسل خود را مرحله به مرحله حرکت دهید.

می توانید ایمیل خود را ذخیره کرده و از طریق ایمیل ارسال کنید یا از هر سرویس ابری دیگری برای اشتراک گذاری با دیگران استفاده کنید.

توجه داشته باشید که این راهنما اصول اولیه اکسل را به شما آموزش می دهد. برای یادگیری کامل کافیست فیلم ها یا کتاب های زیر را دانلود کنید (آموزش رایگان و کامل):

دانلود فیلم آموزشی صفر تا صد اکسل + کتاب کار