Microsoft Word یکی از محبوب ترین برنامه های مورد استفاده در صنعت است. در این مقاله 7 نکته و ترفند مفید برای شما ارائه شده است.
تقریباً 83 درصد از شرکت‌ها از برنامه‌های مایکروسافت آفیس استفاده می‌کنند، یعنی از هر ده شرکت، هشت شرکت. این تعداد شامل کاربران عادی که از پلتفرم استفاده می کنند نمی شود. بر اساس برخی برآوردها، حدود 1.2 میلیارد کاربر فردی مایکروسافت آفیس وجود دارد. برنامه بسیار محبوب مایکروسافت آفیس در طول سال ها راه طولانی را پیموده است. امروزه، شما می توانید از آن برای چیزی بیشتر از نوشتن استفاده کنید – حتی می توانید با آن نقاشی کنید!
با این گفته، ما بهترین نکات Microsoft Word را ارائه کرده‌ایم که همه افرادی که از این برنامه استفاده می‌کنند باید در سال 2020 بدانند. چه یک کاربر جدید یا یک کاربر باتجربه، اینها ترفندهایی هستند که امسال باید یاد بگیرید.
1- رایج ترین میانبرهای صفحه کلید را یاد بگیرید
آیا می دانستید که میانبرهای صفحه کلید می توانند 64 ساعت در سال در شما صرفه جویی کنند؟ این باید دلیل کافی برای یادگیری میانبرها باشد. نگران نباشید، لازم نیست همه آنها را به خاطر بسپارید – فقط آنهایی که برای رایج ترین دستورات Microsoft Word استفاده می شوند.
اگر شما یکی از 77.68 درصد از کاربران ویندوز هستید، در اینجا بهترین میانبر برای استفاده وجود دارد:
- Ctrl + A برای انتخاب و برجسته کردن تمام متن
- Ctrl + C برای کپی کردن متن هایلایت شده
- Ctrl + X برای برش متن انتخاب شده
- Ctrl + V برای چسباندن متن کپی شده
- Ctrl + Enter درج یک صفحه شکست
اگر کاربر مک هستید، به سادگی کلید Ctrl را با کلید Command (cmd) جایگزین کنید. بنابراین اگر می خواهید تمام متن را انتخاب کنید، Command + A را فشار دهید و اگر می خواهید آن را کپی کنید، Command + C را فشار دهید. برای درج یک صفحه شکست در Microsoft Word در مک، Command + Return را فشار دهید.
50 میانبر صفحه کلید کاربردی نرم افزار Word
2- آنچه نوشته شده را با صدای بلند بخوانید
بر اساس برخی برآوردها، شبکه جهانی وب شامل حدود 500 میلیون وبلاگ است. اگر به فکر ورود به این رشته هستید، نه تنها باید خوب بنویسید، بلکه باید عالی به نظر برسید.
اگر از مایکروسافت ورد برای ویرایش متن استفاده می کنید، از تابع “خواندن با صدای بلند” استفاده کنید. این ویژگی به شما کمک می کند تا بهتر تایپ کنید زیرا صدای هوش مصنوعی متن نوشته شده را به فرمت صوتی تبدیل می کند. صدا متن برجسته شده در سند را با صدای بلند می خواند.
برای فعال کردن این ویژگی، نوار ابزار دسترسی سریع را در بالای برنامه Microsoft Word باز کنید. ظاهر آن یک خط نقطه چین با یک مثلث کوچک و معکوس در زیر است. روی آن کلیک کنید و سپس گزینه “Read Aloud” را انتخاب کنید.
این باید ویژگی را فعال کرده و آن را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کند. این دکمه خود حرف A را دارد که در کنار آن چند خط منحنی دارد. اگر می خواهید Word کل متن شما را با صدای بلند بخواند، فقط متن را انتخاب کنید و سپس روی این دکمه کلیک کنید.
3- فایل را از نظر غلط املایی و گرامری بررسی کنید
از جستجوگر املایی و دستور زبان داخلی Word استفاده کنید تا مطمئن شوید فایل های شما فاقد اشتباهات املایی و دستوری هستند. این ویژگی را می توان در برگه View یافت که نماد آن علامت “ABC” است. روی آن کلیک کنید. Word فایلی را که با اولین کلمه نادرست شروع می شود تصحیح می کند.
4- بفهمید محتوای شما چقدر خوانا است
در مورد املا و دستور زبان، می توانید از Microsoft Word نیز برای تعیین خوانایی یک متن استفاده کنید. اگر می خواهید برای هدف خاصی بنویسید، باید بدانید که محتوای شما چقدر خوانا است.
برای رتبه بندی محتوای خود در ایالات متحده، باید به گزینه های تصحیح Word دسترسی داشته باشید.
به فایل بروید، گزینه ها را انتخاب کنید، سپس به تب Review بروید. کادر “بررسی دستور زبان با املا” را علامت بزنید. در نهایت کادر «نمایش آمار خوانایی» را علامت بزنید.
از اینجا می توانید Alt + 7 را در سیستم عامل ویندوز یا Option + 7 را در سیستم عامل مک فشار دهید. با این کار ابزار املا و دستور زبان راه اندازی می شود. پس از اتمام بررسی املا، آخرین پنجره باید آمار خوانایی را به شما نشان دهد.
5- از Microsoft Word به عنوان Sketch Pad استفاده کنید
Word علاوه بر اینکه به شما امکان می دهد تصاویر را جایگذاری یا درج کنید، به شما امکان استفاده آزادانه از برنامه را نیز می دهد. این گزینه را دقیقاً در زیر تب “Drawing” در بالای برنامه خواهید دید. انواع مختلفی از خودکارها برای هایلایتر وجود دارد.
6- فایل ها را با فرمت PDF ذخیره کنید
PDF مخفف “Portable Document Format” است و یک فرمت عالی است زیرا تقریباً می توانید از آن در همه انواع دستگاه ها استفاده کنید. به همین دلیل، PDF به پرکاربردترین فرمت فایل آنلاین تبدیل شده است. وب عمومی به تنهایی حاوی بیش از 2.2 میلیارد فایل PDF است.
با استفاده از Microsoft Word می توانید فایل های Word خود را به صورت فایل PDF ذخیره کنید. برای این کار به جای «ذخیره» گزینه «Save As» را انتخاب کنید. با انجام این کار، لیستی از فرمت های دیگر، از جمله PDF، به شما ارائه می شود که می توانید فایل Word خود را در آنها ذخیره کنید.
همچنین می توانید با استفاده از Microsoft Word فایل PDF را به Word تبدیل کنید. با این حال، این به طور خودکار فایل را به فرمت متنی تبدیل می کند. برای ذخیره فایل Word در فرمت PDF باید فایل را به صورت PDF ذخیره کنید.
7- از اسناد خود محافظت کنید
تنها در سه ماهه اول سال 2020، 8.4 میلیارد نقض اسناد رخ داده است. این نسبت به سه ماهه اول سال 2019 273 درصد افزایش داشته است.
می توانید با تنظیم رمز عبور برای فایل های Word از این اتفاق برای اسناد خود جلوگیری کنید.
برای انجام این کار در سیستم عامل ویندوز روی گزینه File در Word کلیک کنید و سپس گزینه Info را انتخاب کنید. با این کار می توانید مجوزهای سند را تغییر داده و مدیریت کنید. همچنین می توانید رمزگذاری رمز عبور را روشن کنید و از هر فایل با یک رمز عبور محافظت کنید.
در مک، گزینه Set Password را در زیر تب Tools پیدا خواهید کرد. روی Document Protection کلیک کنید تا منوی Document Protection نمایش داده شود. شما می توانید رمزهای عبور مختلفی برای باز کردن و تغییر فایل ایجاد کنید.
8- نظر بدهید
دفعه بعد که شخصی سندی را برای بررسی و تصحیح برای شما ارسال کرد، به جای اتلاف وقت برای نوشتن یک یادداشت مفصل درباره تمام خطاهایی که در سند پیدا کردید، فقط کادر را علامت بزنید. اظهار نظر از آن در Word استفاده کنید تا خطاها را خیلی راحت نشان دهید و کار ویرایش و تصحیح خود را کامل کنید. بعد از یک اظهار نظر ایجاد شده، می توانید نظرات و ایده های خود را در داخل آن وارد کنید تا به وضوح در خارج از متن ظاهر شود. این کار اصلاح شما را بسیار آسان تر می کند. موافقی؟
9- متن خود را در هر کجای صفحه که می خواهید بنویسید
برجسته کردن یک مشکل برای نوشتن متن در Word است. خوشبختانه این ترفند می تواند به شما کمک کند و با آن می توانید به راحتی و تنها با یک کلیک در هر نقطه از صفحه بنویسید. برای انجام این کار، در هر نقطه از صفحه دوبار کلیک کنید و مکان نما به طور خودکار موقعیت خود را تنظیم می کند 
10- تصویر را در جایی که می خواهید قرار دهید
ما می دانیم که برای نوشتن متن در هر جایی از صفحه چه کاری باید انجام دهیم، اما وقتی قرار است یک تصویر در هر نقطه از صفحه قرار دهیم، همه چیز کمی متفاوت است. درج یک تصویر به سادگی قالب بندی را از کل سند حذف می کند. برای انجام این کار، اولین فیلد متنی فقط در سند بچسبانید. قاب فیلد متنی به جایی که می خواهید تصویر قرار گیرد بروید. حالا حواشی فیلد متنی تصویر را حذف کرده و در آن قرار دهید. توجه داشته باشید که تصویر با توجه به اندازه فیلد متنی شما اندازه را تغییر خواهید داد، بنابراین یک فیلد متنی اندازه مناسب را وارد کنید.
11- روبان را نشان داده و پنهان کنید
وقتی برای اولین بار یک کلمه یک ابزار روبان اجرا شد، طرفداران و معترضان زیادی هم زمان وجود داشت. اگر این ابزار را نمی‌خواهید، می‌توانید با استفاده از یکی از روش‌های زیر به راحتی از شر آن خلاص شوید:
- Ctrl + F1 برای پنهان کردن نوار و دوباره برای نمایش دوباره آن را فشار دهید Ctrl + F1 بازدید
- در انتهای سمت راست هر کدام بخش باز، روشن “روبان را با روبان کوچک کنید” کلیک.
- به همه روبان برای پنهان کردن دوبار کلیک کنید.
12- از استایل ها استفاده کنید
سبک آنها فوق العاده قدرتمند هستند. اگر یک سبک پس از ایجاد یک الگو، می توانید بارها و بارها از آن برای هر سندی استفاده کنید. اگر یادداشت های زیادی بنویسید، می توانید یک سبک یادداشت من می آفرینم – درست می کنم. تقریباً برای هر نوع سندی می توانید این روند را تکرار کنید. دیدن سبک در دسترس، به سربرگ در خانه من دارم میروم خلق كردن سبک می توانید روی فلش زیر کلیک کنید. اگر اسناد زیادی با یکی سبک همانطور که نوشتید، برای صرفه جویی در زمان و فرمت آسان ارزشش را دارد سبک خودت درست کن
از این نکات برای استفاده حداکثری از برنامه استفاده کنید
در اینجا مفیدترین نکات مایکروسافت ورد است که به شما کمک می کند حداکثر استفاده را از این برنامه ببرید. با میانبرهای صفحه کلید شروع کنید، زیرا می توانند تأثیر زیادی بر بهره وری شما داشته باشند. سپس برای امنیت بیشتر، یک رمز عبور برای فایل های خود تعیین کنید.
- 10 ترفند حرفه ای ورد
- 24 ترفند بسیار کاربردی در نرم افزار Word 2013 به زبان ساده
- 16 ترفند کلمه بسیار مفید برای افراد متوسط تا پیشرفته